Все, що потрібно знати про штатний розклад

Все, що потрібно знати про штатний розклад

Все, що потрібно знати про штатний розклад

Штатний розпис — це план комплектування кадрового складу. Деякі компанії нехтують складанням штатного розкладу, оскільки воно не є первинним документом, а форма № T-3, яка застосовується для його підготовки, носить рекомендаційний характер. Однак на практиці штатний розклад необхідно, і допомагає роботодавцю як для внутрішнього контролю та управління, так і при спілкуванні з перевіряючими органами.

Сьогодні розбираємося у всіх аспектах його підготовки і ведення.

 Чим загрожує відсутність штатного розпису?

Штатний розпис зазвичай просять представити трудові та податкові інспекції при перевірках. Його відсутність трактується як порушення законодавства про працю та охорону праці. За таке порушення посадова особа штрафують на 1-5 тис.

Рублів, організацію — на суму 30-50 тис. Рублів (ст. 5.27 КоАП РФ).

Штатний розклад допомагає обгрунтувати звільнення співробітників за скороченням штату при розгляді справи в суді. Без штатного розкладу роботодавцю складно довести, що звільнення виправдано. Також неможливо буде довести, що на момент звільнення в організації не було вакансій, які можна запропонувати скорочуваним працівникам (роботодавець зобов’язаний при скороченні запропонувати інші робочі місця за ст.

179 ТК РФ).

Хто і як повинен складати і вести штатний розклад?

Взагалі кажучи складання штатного розкладу — святий обов’язок економіста з праці з відділу організації та оплати праці (Кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та інших службовців, постанова Мінпраці Росії № 37 від 21 серпня 1998 року). Однак за фактом штатний розклад готують бухгалтери, кадровики і юристи. Офіційно відповідають за штатний розклад керівник компанії і головний бухгалтер, оскільки вони його підписують.

Штатний розклад може бути складено на будь-який термін, але зазвичай його роблять на рік. Щоб ця процедура щоразу проходила як по маслу, варто описати її в Інструкції з діловодства:

  • вказати терміни і правила розробки та внесення змін;
  • форму наказу про затвердження штатного розкладу;
  • відповідальних за формування і підписання штатного розпису і наказів осіб;
  • склад правових і локальних нормативних актів роботодавця, на підставі яких створюється штатний розклад;
  • працівників, з якими необхідно погоджувати проект штатного розкладу та зміни до нього.
  •  За якою формою складати штатний розклад?

    Штатний розклад — локальний нормативний акт, що описує організаційну структуру компанії та її персонал. Розклад складається за формою № Т-3 (Постанова №1 Держкомстату РФ «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати» від 5 січня 2004 року), яка є рекомендаційною. Її можна адаптувати під потреби компанії. Однак, на наш погляд, краще використовувати форму № Т-3, оскільки вона містить всі потрібні дані.

     Як заповнювати форму № Т-3?

    Реквізити форми оформляємо наступним чином:

    Найменування організації має повністю відповідати тому, що закріплено в установчих документах, включаючи скорочене найменування та найменування іноземною мовою. Якщо є скорочене найменування, воно вказується в дужках, слідом за повним.

    Код організації вісім знаків коду за ЄДРПОУ підприємств і організацій (ЄДРПОУ).

    Дата складання у форматі ЧЧ.ММ.ГГГГ

    Період дії. Вказується, скільки буде діяти штатний розклад і з якої дати воно набирає чинності.

    Заповнюємо графи, всього їх 10.

    Найменування структурного підрозділу вказується без скорочення відповідно до класифікатора підрозділів, затвердженим роботодавцем. Якщо класифікатора немає, то а алфавітному порядку або в порядку убування числа співробітників підрозділу.

    Якщо від найменування підрозділу залежить надання працівникам пільг, потрібно вказати назву підрозділу відповідно до галузевих класифікаторами шкідливих виробництв та іншими відповідними документами.

    Код структурного підрозділу. Також вказується відповідно до класифікатора, в якому вони розташовані по функціональної важливості. Якщо класифікатора немає, коди можна привласнити підрозділам, розташованим в алфавітному порядку або за іншим принципом.

    Посада (спеціальність, професія), розряд, клас (категорія), кваліфікація.  Вказується без скорочень у складі структурного підрозділу, починаючи від керівника, закінчуючи технічним виконавцем. Увага: у робітників — професії, у службовців — посади (абз. 7 ст.

    144 ТК РФ).

    Кількість штатних одиниць вказується по кожній посаді чи професії. Якщо передбачається робота за сумісництвом — вказується у відповідних частках (наприклад, 0,5; 2,75 і т.д.).

    Тарифна ставка, оклад вказується в розмірі місячної заробітної плати залежно від системи оплати праці (тариф, оклад, відсоток від прибутку, коефіцієнт трудової участі та інш.) Розмір окладу необхідно вказувати в рублях або у відсотках, коефіцієнтах і інш. Від практики вказувати зарплати в доларах краще відмовитися. Формально це не заборонено, в ТК РФ говориться лише про обов’язок роботодавця платити зарплату в рублях. Тобто оклад просто переводиться в рублі за поточним курсом.

    Однак судова практика говорить про те, що тут є порушення.

    Трудовий кодекс РФ не містить норм, що прямо забороняють роботодавцю встановити розмір заробітної плати в іноземній валюті (умовних одиницях), так як в ч. 1 ст. 131 ТК РФ говориться тільки про виплату заробітної плати в грошовій формі у валюті РФ (в рублях). Але згідно ч. 3 ст. 129 ТК РФ тарифна ставка і оклад має фіксований розмір, який повинен бути незмінним протягом терміну дії договору.

    А оскільки розмір окладу щоразу вважається за поточним курсом, падіння курсу долара, на думку суду, може призвести до погіршення умов оплати праці працівника.

    Надбавки. У графах 6-8 вказуються стимулюючі та компенсаційні виплати, встановлені законом або за ініціативою роботодавця.

    У графі Всього вказується загальна сума граф 5-8 (оклад і надбавки), помножена на кількість штатних одиниць.

    Примітка заповнюється, якщо інформація в графах форми неоднозначна і вимагає пояснень.

    Підписи під проектом штатного розкладу ставлять керівник і головний бухгалтер.

    Не забудьте проставити номер документа у відповідній графі форми.

    Проект штатного розкладу готовий, що далі?

    Штатний розклад затверджується відповідним наказом по основній діяльності. У тексті наказу вказується факт затвердження штатного розкладу, загальна кількість штатних одиниць і термін введення документа в дію. Наказ підписується керівником компанії або іншою уповноваженою особою, а потім реєструється в Журналі реєстрації наказів з основної діяльності.

    Реєстраційний номер проставляється на наказі. Потім наказ і штатний розклад відправляється на безстрокове зберігання, як правило, разом з іншими наказами з основної діяльності.

    Як вносити зміни?

    Оскільки штатний розклад затверджується наказом, то і зміни до нього вносяться також наказом. Дата випуску наказу про зміну і дата вступу змін в силу зазвичай не збігаються. Якщо зміни незначні, випускаються поправки до розкладу, а якщо масштабні — складається новий штатний розклад з новим наказом про його затвердження.

    Зміни штатного розкладу зазвичай зачіпають співробітників, тому за ним слід зміна трудових договорів. У більшості випадків для їх застосування потрібна згода працівників, дотримання термінів повідомлення персоналу та інше.

    Увага: ознайомлення працівника з наказом про внесення зміни до штатного розпису не є підтвердженням його згоди на зміну умови трудового договору.

    Подивимося, як відобразити зміну окладу співробітників. Роботодавець зобов’язаний за два місяці повідомити про це персонал, а потім видати наказ про внесення змін до штатного розпису. У наказі вказуються посади, нові оклади і дата вступу змін в силу.

    Співробітники відділу кадрів, які будуть вносити зміни в трудові договори, знайомляться з наказом під підпис.

    Потім з працівниками укладають додаткові угоди. У них недостатньо обмежитися фактом збільшення або зменшення окладу — потрібно вказати причини (за ст. 22 і 132 ТК РФ зарплата працівника залежить від кваліфікації, складності виконуваної роботи, кількості і якості витраченої праці).

    В іншому випадку співробітник, наприклад, зможе зажадати доплатити йому за попередні періоди, в які він робив те ж саме, але за менші гроші.

    Увага: зменшувати розмір оплати праці в односторонньому порядку за ст. 74 ТК РФ можна тільки при зміні організаційних або технологічних умов праці. Наприклад, при прийнятті нової політики управління персоналом, при модернізації виробництва, зменшенні обсягу продукції, що випускається, реорганізації виробництва.

    Однак для такого маневру посаду та кваліфікація працівника не повинні змінюватися, роботодавець зобов’язаний довести, що визначені трудовим договором умови не могли бути збережені, а неприйняття рішення про зниження окладів призвело б до масових скорочень персоналу. Аргументів у вигляді зниження попиту на послуги або продукцію чи падіння прибутку недостатньо.

    Сподобалася стаття? Поділися нею з друзями!